Nieuw LMS? Zo migreer je naar succes!

Voldoet je huidige Learning Management Systeem (LMS) steeds minder aan je behoeften? Merk je dat je Leerplatform nauwelijks bijdraagt aan het bereiken van je leer- en organisatiedoelen? Dan is de tijd voor een overstap naar een nieuw platform rijp.

Zo’n beslissing gaat echter niet over één nacht ijs, maar vaak is het een overstap waard als je nieuwe Leerplatform functionaliteit biedt zoals:

• Individuele ondersteuning op het gebied van kennis én skills. Moderne Leerplatforms zijn geen ‘one-size-fits-all’ oplossing, gebouwd voor enkel kennisoverdracht. Gepersonaliseerde interventies, gericht op zowel kennis als skills-ontwikkeling maken van je LMS de centrale plek voor gerichte ontwikkeling, groei en succes.

• Engaging en vertrouwd. Leerplatforms van nu sluiten aan bij de manier waarop we dagelijks websites en social media apps gebruiken. Functies voor Social Learning en korte leerinterventies (microlearning) vergroten de acceptatie en het gebruik van je platform.
  
• Aantoonbaar bijdragen aan de organisatiedoelen. Wat is het rendement van de investering? De systemen van vandaag maken de Return On Investment van leren en ontwikkelen inzichtelijk. Ze leggen verbanden tussen leerinterventies en organisatiedoelen. Door integraties met andere platforms (HRM, CRM, etcetera), ligt er een nieuwe wereld aan informatie voor zowel de L&D’er als ‘de business’ open.

Rituals
Rituals stapte in 2024 over naar Docebo. Hun oude LMS bood niet de juiste ondersteuning voor de complexe uitrol naar een gevarieerd aantal (internationale) doelgroepen. Door Docebo te koppelen aan het HR-systeem, profiteert Rituals nu van een soepele gebruikersimport en is het beheer van accounts en toegangsrechten geautomatiseerd (User Provisioning).

Maar! Eerlijk is eerlijk, de overstap naar een nieuw LMS en de bijbehorende migratie brengt wat uitdagingen met zich mee. Twijfel je of je je oude LMS moet vervangen, of sta je aan de vooravond van een migratieproject? Je zult zien dat meer organisaties met deze vraag worstelden.

In dit artikel lees je waarom anderen overstapten naar een nieuw LMS. Daarnaast (en wellicht nog wel belangrijker) lees je hoe je een dergelijke migratie in goede banen leidt. Dit alles gebaseerd op onze uitgebreide ervaring met zowel Docebo als Totara migraties en implementaties.

Waarom kiezen voor een nieuw LMS?

De beslissing om over te stappen naar een ander LMS komt meestal voort uit ontevredenheid over de huidige mogelijkheden en soms ook uit de samenwerking met een leverancier. Dit zijn vier veelvoorkomende redenen om voor een nieuw LMS te kiezen:

1. Het huidige LMS is ongebruiksvriendelijk

Elk LMS vraagt om een inwerkperiode voor zowel beheerders als eindgebruikers. Sommige systemen maken het gebruik onnodig ingewikkeld. Hierdoor blijft het gebruik achter, zelfs als het al jaren geleden is geïmplementeerd. Een gevolg hiervan kan zijn dat medewerkers zich onvoldoende ontwikkelen en organisatiedoelen niet of minder worden behaald.

Herken je dit?
Ondanks introductietrainingen en promoties weten medewerkers hun weg naar de online trainingen niet goed te vinden en krijgt je supportteam eindeloos veel vragen. Dat is een teken dat het LMS niet intuïtief genoeg is.

2. Het LMS is verouderd

De eisen die aan online leren worden gesteld, evolueren razendsnel. Met de vlucht die social media hebben genomen, is ‘mobile learning’ vanzelfsprekend. Misschien is je huidige Leerplatform hierop aangepast, maar blijft het toch behelpen als bijvoorbeeld het gebruiksgemak en de werkelijkheid op mobiel anders zijn dan die op een laptop. Voor organisaties waarin (groepen) medewerkers niet over desk- en laptops beschikken, is dit een bekend fenomeen.

Een verouderd LMS dat deze functies niet of beperkt ondersteunt, kent een lage acceptatiegraad. Blijf je op zo’n moment investeren in updates en aanpassingen of is het tijd om over te stappen naar een modern SaaS-platform?

3. Je LMS mist integratiemogelijkheden

Je LMS is geen eiland. Het moet naadloos samenwerken met andere systemen, zoals je HR-platform, projectmanagementtools of CRM-systeem (afhankelijk van jouw use-case). Inefficiëntie en verborgen kosten liggen op de loer, wanneer je huidige systeem geen robuuste integratiemogelijkheden biedt. Integraties zorgen dat systemen moeiteloos data uitwisselen, waarmee je tijd en kosten bespaart.

4. Het LMS ondersteunt niet alle leerdoelen

Een LMS is tegenwoordig meer dan een systeem voor interne training. Veel organisaties gebruiken het ook voor onboarding, het beschikbaar maken van extern trainingsmateriaal, klassikale trainingen en het faciliteren van Social Learning. Daarnaast vragen sommige organisaties naar een externe use-case oftewel ‘Extended Enterprise’. Hiermee kunnen zij hun training en kennisdeling aanbieden aan doelgroepen buiten de eigen organisatie.

Soms kan het huidige LMS niet meegaan met nieuwe wensen en eisen. Er kan in dat geval gekozen worden voor een aanvullend platform. Het nadeel is dan dat je extra moet investeren in kennis en onderhoud en komt je data op verschillende plekken te staan. Een all-in-one oplossing is dan efficiënter en meestal een flinke verbetering.

Checklist: overstappen LMS-migratie

Overstappen van een verouderd LMS dat niet meer voldoet, is de beste manier om te blijven groeien en verwachtingen van jouw medewerkers en cursisten te overtreffen. Daar komt het een en ander bij kijken. Voortgangsdata wil je behouden, net zoals je cursussen en ander leermateriaal.

Een succesvolle LMS-migratie begint daarom met een onderbouwd plan. Een goede voorbereiding maakt het proces niet alleen makkelijker voor jezelf, maar ook voor je stakeholders. En laten we eerlijk zijn: zonder hun steun wordt de overgang een stuk lastiger. Gebruik onderstaande LMS-migratie checklist als leidraad voor je implementatieplan.

Stap 1: Bepaal je pijnpunten

Voordat je overstapt naar een nieuw LMS, moet je precies weten waarom je dat doet. Dit helpt je om een realistisch implementatieplan op te stellen en om steun te krijgen van stakeholders en besluitvormers. Een nieuw LMS is een flinke investering. Wees dus zorgvuldig in je aanpak.

Misschien zoek je geavanceerde functies voor skills-development, mobiel leren, kennisdeling en social learning omdat je LMS een lage adoptie heeft. Of misschien draait je oude LMS op verouderde technologie en ondersteunt het geen moderne e-Learning standaarden zoals SCORM en xAPI, is het moeilijk te integreren met andere applicaties en is het enkel gericht op kennisoverdracht.

Als je weet waar de pijnpunten liggen, kun je gericht zoeken naar een LMS dat bij je behoeften past. Organiseer bijvoorbeeld een workshop met stakeholders en stuur een gebruikersenquête uit om feedback te verzamelen over je huidige LMS. Zo leg je direct een stevig fundament voor verandering.

Stap 2: Stel een migratieteam samen

Afhankelijk van de grootte van je organisatie kunnen er al veel content en data in je huidige LMS zitten en zijn leerprocessen ingericht. Bedenk wat je mee wilt nemen of juist veranderen en vraag na hoe het dan in je nieuwe Leerplatform terechtkomt. Er is vaak veel mogelijk, maar voor een flitsende start is deze fase cruciaal. Een migratieteam, met verschillende specialismen, kan dit proces in goede banen leiden. Overweeg de volgende rollen binnen dit team:

• Projectleider – leidt het migratieproces en houdt overzicht over de planning en voortgang.
• Cursusbeheerder – beheert alle cursusgegevens en zorgt ervoor dat leerinhoud correct wordt overgezet.
• L&D-specialist – begrijpt precies wat trainers en cursisten nodig hebben en vertaalt dit naar de inrichting van het nieuwe LMS.
• IT-architect – regelt de technische kant, zoals het daadwerkelijk overzetten van gebruikersdata en specifieke databestanden en converteert gegevens waar nodig.
• Datamigratie-verantwoordelijke – Heb je veel data die overgezet moet worden? Dan is het verstandig om een collega specifiek hiervoor verantwoordelijk te maken.

Stap 3: Maak een lijst van vereisten

Wat moet je nieuwe LMS absoluut kunnen? Denk aan mobiele toegang,  ondersteuning voor specifieke zaken zoals onboarding, kennisdeling, skills-development, compliance-trainingen en blended learning. Koppel deze aan de organisatiedoelen. Zo weet je vooraf welke (geavanceerde) rapportages je voor L&D én de organisatie nodig hebt. Vanaf dag één kun je je stakeholders dan van de door hen gewenste, specifieke informatie voorzien.

Een goede manier om deze informatie boven water te krijgen, is het opstellen van een ‘blueprint-document’. Hierin leg je de wensen en eisen vast van het team. Deze plot je vervolgens op het nieuwe leerplatform. Let op! Leg daarin niet alleen de features vast die in scope zijn, maar ook out of scope. Door dit vast te leggen heb je altijd onderbouwing waarom bepaalde keuzes in het verleden zijn gemaakt. Daarnaast geeft het je zoektocht naar een nieuwe LMS meer focus.

Betrek zo veel mogelijk stakeholders bij dit proces. Dit helpt om een compleet beeld te krijgen van de behoeften en verwachtingen binnen de organisatie. De blueprint vormt de leidraad voor je aanvraag bij LMS-leveranciers én is de basis bij de start van je implementatie. Dubbel nuttig dus!

Tip
Stap af van dat wat je kent. Veel organisaties proberen hun oude processen door te voeren in het nieuwe systeem. Maar dit zijn niet voor niets oude processen. Vraag altijd om advies.

Stap 4: Plan de datamigratie

Datamigratie is een zeer essentiële fase bij de overstap naar een nieuw LMS. Je wilt natuurlijk geen waardevolle data verliezen, zoals cursussen en lesmateriaal, SCORM-pakketten, opdrachten, toetsen, certificeringen en voortgangsgegevens.

Veelvoorkomende uitdagingen zijn:

• Datamigratie – Kunnen we alle gebruikersgegevens, gebruikersgroepen en bestaande cursussen meenemen naar het nieuwe LMS?
• Adoptiebereidheid – Hoe krijgen we de medewerkers mee om over te stappen naar een nieuw LMS?
• Leervaardigheden binnen het team – Kunnen medewerkers, beheerders en trainers het nieuwe systeem snel en makkelijk leren gebruiken?
• Workflowbeheer – Hoe past het nieuwe LMS binnen de bestaande bedrijfsprocessen en integreert het met andere systemen?

Bespreek deze uitdagingen met potentiële LMS-leveranciers om te zien welke oplossingen zij bieden.

Stap 5: Begrijp de beperkingen en uitzonderingen

Misschien kan niet alle content worden overgezet of is dat onwenselijk. Sommige bestanden, zoals door gebruikers geüploade documenten, webinar-opnames, videotutorials of presentatiesjablonen, worden mogelijk niet automatisch meegenomen.

Bespreek dit vooraf met je LMS-leverancier. Zo weet je precies welke data en content wel en niet gemigreerd kunnen worden. Mogelijk zijn er alternatieve oplossingen te bedenken voor ontbrekende content. Met deze aanpak voorkom je vertraging van je migratieproces. Duidelijkheid voor alles!

Daarnaast zullen workflows en processen opnieuw moeten worden ingericht in het nieuwe LMS. Elk systeem werkt anders, dus houd rekening met veranderingen in de interface en functionaliteit die van invloed kunnen zijn op je manier van werken.

Koester het vertrouwde, sta open voor het nieuwe

Een veelvoorkomende valkuil bij een migratie is dat we vaak het vertrouwde 1:1 terug willen zien in het nieuwe. Oftewel, dat we een vergelijkbare configuratie in het nieuwe systeem willen realiseren, als dat we hadden in het oude systeem. Het gevaar is dan dat je de kracht van het nieuwe leerplatform gaat missen, omdat het vaak veel meer kan (en daar was het je om te doen). Het klinkt misschien gek, maar zo’n situatie komt geregeld voor.

Ga deze verliesaversie uit de weg. Het kan zijn dat bepaalde configuraties anders zijn, en je daardoor bepaalde functionaliteit verliest. Echter, met het nieuwe platform krijg je er vaak veel meer voor terug of werkt het net wat anders dan dat je gewend bent. Nogmaals, het is erg belangrijk om je eindgebruikers te betrekken en hen mee te nemen in de voordelen én veranderende werkwijzen. Als je een aantal enthousiaste ambassadeurs voor je hebt gewonnen, zal een brede uitrol soepel verlopen. Je mag van je implementatiepartner verwachten hier alert op te zijn!

Technicom
Technicom stapte over van Moodle naar Totara. Hierdoor kan deze aanbieder van technische opleidingen (onlinen en offline) al binnen een dag een leeromgeving in de huisstijl van de klant uitserveren. Eerder was een doorlooptijd van een week normaal.

Je volgende stap

Stap je over van LMS om te profiteren van mobiele leerfuncties, omdat je een all-in-one oplossing zoekt voor meerdere leerdoelen of je je trainingsaanbod via e-Commerce een boost wilt geven? Een migratie is vaak een complex proces. Met een goed plan, duidelijke verwachtingen en de juiste samenwerking wordt het een succes zoals al uit vele cases is gebleken.

Ben je op zoek naar een geavanceerd LMS en ondersteuning bij de migratie van een ander platform? Neem contact op voor een demo of kennismaking met vrijblijvend advies.

Veelgestelde vragen