Het inwerken van nieuwe medewerkers liet Nysingh advocaten en notarissen over aan de diverse afdelingen. Met de groei van de organisatie werd de noodzaak voor een uniform en deels digitale onboarding omgeving groter. Na een online zoektocht werd UP om advies gevraagd. Dat leidde tot een nieuw Learning Management Systeem en een compleet onboarding traject. Zo ziet het eruit.
Een heldere visie op onboarding
Ilona Schotman, HR adviseur, wist precies wat ze wilde met onboarding binnen Nysingh, “Doordat we het inwerken aan de afdelingen overlieten, was er weinig uniformiteit. Informatie was op verschillende plekken opgeslagen. Dat maakte het lastig om te weten of de informatie nog actueel was en het bij te houden.
Daarnaast bleek uit evaluaties dat nieuwe medewerkers graag vóór hun eerste werkdag zaken willen weten. Bijvoorbeeld wat de dresscode is en hoe onze organisatie in elkaar zit. Ook daar wilde ik beter gehoor aan geven. Dat is gelukt.”
Ik wilde een ‘wow’ effect
“Als je ergens nieuw komt werken, ben je daar trots op. Je eerste ervaring is dan ontzettend belangrijk. Klopt de indruk die je van de organisatie hebt? Passen de geschreven en ongeschreven regels bij je? Wat kun je zelf gaan bijdragen? Daarom wilde ik dat nieuwe medewerkers het ‘wow’ gevoel vanaf hun aanname vasthouden.”, vertelt Ilona enthousiast. Hoe dat er uit moest zien? Daar had ze een duidelijk idee over.
Het begon met een LMS voor Onboarding
Nysingh heeft een heldere visie op zowel het Onboarden als leren binnen de organisatie. Ilona daarover: “Om te beginnen wilde ik één centrale plek waar alle informatie samenkomt. Zo zorg je dat je grip houdt. Uit de analyse van UP kwam daarvoor Moodle als best passend Leerplatform uit de bus. We zetten dat eerst in voor onboarding en later voor het leren en ontwikkelen van alle medewerkers. Dat vraagt wat van de inrichting. Het is dan fijn dat je advies krijgt van een hele ervaren partij.”
Learning Consultant Jasmyn de Graaf daarover: ”Na twee online trainingssessies ging het Nysingh team zelfstandig aan de slag met Moodle. Dat was mooi om te zien. Gaandeweg kwam de wens voor een ‘single sign on’ koppeling. Medewerkers loggen daarmee automatisch in met hun bedrijfswachtwoord. Dat hebben we toen direct opgepakt.”
Parallel aan de implementatie van Moodle ontwikkelde Nysingh een compleet nieuw Onboarding programma. Ook dat verliep razendsnel.
Op topsnelheid
“Inhoudelijk wist ik wat ik wilde. Maar hoe je daar didactisch invulling aan geeft? Dat is niet mijn vak. Hoewel. Dankzij de intensieve samenwerking met Mandy, Jasmyn en Thomas van UP heb ik inmiddels veel geleerd.”, vertelt Ilona met een knipoog.
Waar Jasmyn de Graaf zich over de inrichting van Moodle boog, adviseerde Mandy van der Linden Nysingh over het Onboarding programma. “Uit onderzoek en onze ervaring blijkt heel duidelijk waar nieuwe medewerkers behoefte aan hebben en hoe je een inwerkprogramma gefaseerd aanbiedt. We vinden het vanzelfsprekend onze kennis hierover te delen. Zo kom je op één lijn. En omdat Ilona intern de regie had, konden we snel en praktisch aan de slag. Dan zie je dat je in no-time zowel een LMS kunt inrichten als een onboarding programma kunt opzetten. Ook als je alleen online via Teams en de chat contact kunt hebben.”
Onboarding bij Nysingh. Zo zit dat.
Advocaten en notarissen. Ze komen graag beslagen ten ijs. In het algemeen is men vrij ‘talig’ ingesteld en zit het in de genen om zich te verdiepen. Maar dat wil niet zeggen dat je met een informatiedump je doel bereikt.
Thomas Meddens, art director, daarover, “Bepaalde informatie wil je juist hapklaar aanbieden. Informatie over de verschillende locaties en security bijvoorbeeld. Hiervoor ontwikkelden we Infographics. Het is visueel, laagdrempelig en daardoor onthoud je beter wat belangrijk is. De stijl hebben we helemaal doorgetrokken naar het leerplatform. Zo geef je de gebruiker een consistente ervaring. Dat is belangrijk.”
Mandy, “Ook bleek de uitleg van de systemen een belangrijk onderdeel van de onboarding te zijn. We hebben gekozen voor korte screencasts in plaats van ingewikkelde pdf’s met screenshots, pijlen en tekst. Ik gaf wat tips en tricks, maar Ilona pakte dit al snel zelf op. Met haar collega’s ontwikkelden zij hele aantrekkelijke screencasts. Om op deze manier samen een mooie leerervaring te ontwikkelen. Dat geeft mij ontzettend veel energie.”
Reacties van verschillende gebruikers van het nieuwe Learning Management System bij Nysingh
“Het is een mooie en duidelijke omgeving! Heel nuttig. ”
“Echt een mooi programma. Erg leuk ook met alle plaatjes, foto’s en filmpjes. Knap gedaan!”
“Ziet er super goed uit, heel professioneel.”
De ambities reiken verder
Zoals aangegeven wil Nysingh het Moodle leerplatform doorontwikkelen. Ilona Schotman daarover, ”Mijn eerste streven was snel iets neer te zetten. Met een ‘7’ voor het project zou ik tevreden zijn. Maar als ik terugkijk verdient het hele project een 8 of misschien wel een 9. En we bouwen verder. Inmiddels heb ik een off-boarding checklist voor vertrekkende collega’s in het systeem staan. Nu maken vooral nieuwe medewerkersdirect kennis met het leerplatform. Dan wil je ze daar ook houden. Zo bouw je vanzelf aan een leercultuur op. Hmm. Misschien moeten we gewoon alle medewerkers door het onboarding programma halen. Dan komt het met die leercultuur automatisch goed. Daar ben ik van overtuigd.”
