Met het beëindigen van mijn afstudeerperiode als Experience Designer, vroeg Paul mij of ik een blogpost wilde schrijven over mijn tijd als stagiair bij UP learning. “Dat moet zeker positief zijn!”, zeg ik lachend. Paul lacht terug en zegt dat ik dat zelf mag weten, als ik maar eerlijk ben. Hij weet het waarschijnlijk niet, maar met deze opmerking vat hij mijn afstudeerperiode, ervaringen en kijk op UP learning goed samen.
Mijn opdracht bestond uit het onderzoeken van de mogelijkheden van Augmented Reality op het gebied van de Onboarding van nieuwe medewerkers. Hierbij is er gevraagd de focus te leggen op de periode tussen het tekenen van het contract én de eerste werkdag van een nieuwe medewerker. Dit is de Pre-boardingsfase. Door de literatuurstudies, gesprekken met ‘tijdelijke’ collega’s en vanuit klantprojecten, kwam ik erachter dat Pre-boarding vrijwel alles te maken heeft met het aanraken van de bedrijfscultuur.
Je eigen bedrijfscultuur beschrijven, is nog niet zo makkelijk
Maar hoe zit het dan met bedrijfscultuur van UP learning? Om hierachter te komen ben ik in gesprek gegaan met directeur Martin van den Broek, verschillende collega’s en natuurlijk mijn begeleider en buddy; Thomas Meddens. Helaas kwam ik niet veel verder dan de gebruikelijke modellen en beschrijving van de sfeer. De fout die ik hier maakte was om het te vragen aan mensen die compleet gedoopt zijn in hun eigen bedrijfscultuur en daar ook deel van uitmaken. Ik bedoel; wie kan zijn eigen ogen beschrijven zonder spiegel? Als nieuw persoon ben je die spiegel. Vragen die je stelt reflecteren bepaalde gebruiken terug naar het bedrijf en die gebruiken vormen samen de cultuur.
Wat is in hemelsnaam een soepkrat?
Vragen die ikzelf stelde, kwamen voort uit mijn eigen ervaringen binnen UP learning en die waren zeker niet altijd even diepgaand. Toen ik bijvoorbeeld de huisregels doornam, las ik iets wat leek op het volgende:
‘De soepkrat staat in de linkerkast bij het keukenblok.’
Soepkrat??? “Wat is in hemelsnaam een soepkrat?!”, dacht ik bij mijzelf. Bizarre beelden kwamen in mij op over wat een soepkrat doet en hoe het eruit zou zien. Het lukte me maar niet om er een voorstelling bij te maken dus vroeg ik wat het was. Na een vrij simpele uitleg van Anita, en een keer goed lachen door iedereen die mijn vraag had gehoord, was het duidelijk. In de soepkrat doe je je gebruikte soepkom als je gegeten hebt. Het gebruik is hier dus om een krat waar gebruikte soepkommen in gaan; soepkrat te noemen.
Pre-boarden om een betere start te maken
Hierop ben ik meer soepkratten gaan inventariseren. En dan kom je erachter dat er nóg belangrijkere cultuurelementen zijn dan soepkratten. Elementen waarvan het erg fijn is om ze als nieuwe medewerker al voor je eerste werkdag te kennen. Aan mij de taak uit te zoeken of Augmented Reality een slimme manier is om nieuwe medewerkers zo te Pre-boarden dat ze een betere start maken.
UP cultuurelementen heb ik gekoppeld aan een AR-concept. Na veel back-and-forths met Thomas, de doelgroep en interne experts van UP learning, is daar dan eindelijk een ontwerp uitgekomen. Een applicatie waarmee nieuwe medewerkers kunnen leren over werkwijzen binnen UP learning en een Augmented Reality rondleiding krijgen van hun nieuwe werkplek voordat ze er überhaupt begonnen zijn.
De ruimte krijgen om wat met soepkratten te doen
Buiten het leren en oefenen met hardskills zoals 3D-modelling en coderen, heb ik ook veel geleerd over het kantoorleven. In mijn hoofd had ‘kantoorwerk’ toch altijd een saaie ondertoon. Begrijp me niet verkeerd, ik geloof dat werk werk is en wat moet dat moet. Maar ik had nooit gedacht dat ik er zin in zou hebben om op maandagochtend achter een bureau te zitten. Ik denk dat dit komt omdat ik alle ruimte heb gekregen om te doen wat ikzelf nodig vond. Ik gaf het in het begin al aan, maar hier ligt de essentie van UP learning voor mij als afstudeerder: de ruimte krijgen om te laten zien wat ik kan. En dat stelde me in staat de soepkratten van UP te ontdekken.
Wat zijn jouw soepkratten?
Iedere organisatie heeft eigen soepkratten. Iets waarvan je geen idee hebt dat het iets unieks is. Iets dat ervoor zorgt dat organisatie inhoud en persoonlijkheid heeft. Maar wat moet je nou met deze soepkratten? Als je ze al kan vinden. Herinner jezelf eraan dat het blootstellen aan de organisatiecultuur de essentie is van Pre-boarding. Wanneer de soepkratten van je bedrijf gevonden zijn, heb je de kans om deze aan te kaarten voordat je nieuwe collega aan de slag gaat. Hiermee zorg je dat die zich sneller thuisvoelt. Niet bang hoeft te zijn voor ‘domme’ foutjes, en eerder kan doen waarvoor hij of zij solliciteerde.
De soepkratten van UP learning heb ik geprobeerd te vinden en verwerkt in een Augmented Reality rondleiding. Het geeft nieuwe medewerkers een inkijk in hun nieuwe werkplek en helpt ze de cultuur van UP learning te begrijpen. Hierdoor voel je je als nieuwe medewerker snel thuis en kan je vanaf de eerste echte werkdag zelf beginnen met het spotten van je eigen soepkrat.
