Een houvast voor de nieuwe medewerker, de buddy, HR, leidinggevende én de organisatie
Een Onboardingprogramma voorkomt voortijdig vertrek (en daarmee extra kosten voor werving en selectie), versnelt de inwerktijd én zorgt dat de nieuwe collega zijn of haar kennis kan delen.
Goede Onboarding laat nieuwe medewerkers kennismaken met collega’s en de koffieautomaat. Met de cultuur en strategie van je organisatie. En met het werk natuurlijk. Onderstaande checklist helpt je te zorgen dat je nieuwe collega zich direct thuisvoelt (socialiseert). Je voorkomt daarnaast dat hij of zij voortijdig afhaakt door verkeerde (wederzijdse) verwachtingen.
Checklist voor je nieuwe of huidige Onboardingprogramma
Bij Onboarding zijn heel wat mensen betrokken. De nieuwkomer, de buddy (aanbevolen!), de leidinggevende, directe medewerkers, HR enzovoort. En dat kan het inwerken van nieuwe medewerkers beste complex maken. Een informatie-overload, met als gevolg een stressvol begin, ligt de eerste weken al snel op de loer.
Gebruik onderstaande checklist als inspiratie. Maak hiermee een overzicht van je eigen tijdlijn, activiteiten en betrokkenen. Heb je al een Onboardingprogramma? Gebruik de checklist dan om te kijken of je nog activiteiten wilt toevoegen, schrappen of op een ander moment wilt plannen. Succes!
- Warm welkom vóór de eerste werkdag
Een inwerkstraject kan al vóór de eerste werkdag starten. Dit heet Preboarding.
‘Ik zoek naar bevestiging en wil mijn enthousiasme vasthouden.’- Welkomstboodschap
- Welkomstgeschenk
- Handige informatie voor de eerste werkdag (denk aan: parkeren, lunch, kleding, werktijden)
- Voorbereiden van praktische zaken, zoals laptop, telefoon en toegang tot LMS.
- Buddy aanstellen
- Eerste werkdag
‘Ik wil mijn collega’s, het pand en de organisatie leren kennen.’- Welkom heten
- Laptop / toegangspas / werkkleding, -materiaal
- Kennismaking met leidinggevende
- Onboardingsreis bespreken
- Missie/visie/strategie
- Veiligheidsregels
- Kennismaking buddy
- Buddygesprekken inplannen
- Kennismaking directe collega’s
- Rondleiding pand / werkplaats / afdelingen
- Wederzijdse verwachtingen uitspreken
- Check hoe eerste werkdag is verlopen (buddy)
- Eerste werkweek
‘Ik wil mijn collega’s, het pand en de organisatie leren kennen.’- Kennismakingsgesprekken collega’s
- Organisatiestructuur
- Locaties
- Gedragsregels
- Compliance
- ICT-systemen leren kennen
- Check-in halverwege week
- Buddy gesprek
- Evalueren einde van de week
- Eerste maand
‘Ik wil weten hoe mijn dagelijks werk eruit gaat zien.’- Voortgangsgesprek
- Check op en opnieuw afstemmen wederzijdse verwachtingen (leidinggevende, collega’s)
- Regelmatig buddy-overleg
- Meelopen met directe collega
- Delen van kennis en ervaring uit vorige baan
- Intervisie met andere nieuwe collega’s
- Proeftijd voorbij? Vier het!
- Tweede en derde maand
‘Ik wil mijn functie goed kunnen uitvoeren.’- Functiegerichte opleidingen
- Wederzijdse verwachtingen blijven uitspreken
- Regelmatig buddy overleg
- Volgende maanden (tot een jaar)
‘Ik wil steeds meer bijdragen en me blijven ontwikkelen.’- Blijven opleiden en trainen (breder of juist dieper wat nodig is voor de functie of verdere doorgroei)
- Regelmatig buddy overleg
- Evaluatie van het Onboardingstraject
- Delen van kennis en ervaring uit het eerste jaar
De kracht van online én offline Onboarden
Een goed Onboardingprogramma voorkomt voortijdig vertrek (en daarmee extra kosten voor werving en selectie), versnelt de inwerktijd én zorgt dat de nieuwe collega zijn of haar kennis kan delen. Digitale hulpmiddelen zorgen dat het Onboardingproces snel en soepel kan verlopen. Persoonlijke gesprekken en bijeenkomsten zijn en blijven van groot belang voor de menselijke relaties en vertrouwensband.
Mogelijkheden voor digitale ondersteuning
Om je Onboardingprogramma digitaal te ondersteunen, zijn er talrijke mogelijkheden. Hieronder enkele suggesties. Wil je eens sparren over de mogelijkheden en wat het beste past? Neem gerust direct contact op voor een geheel vrijblijvende afspraak.
- Voor de Preboardingfase is er vaak nog persoonlijk account van de nieuwe medewerker aangemaakt. Met een oplossing als stepUP, is dat ook niet nodig.
- Heb je een Leerplatform? Kijk of er mogelijkheden zijn om daarmee zowel de pre- als onboarding te ondersteunen.
- Nog geen Learning Management Systeem? Bij UP houden we van een ‘naadloze’ ervaring vanuit je preboarding en onboarding naar permanent ‘leren en ontwikkelen’. Een leerplatform kan daarvoor zorgen.
Bezorg je nieuwe collega een onvergetelijke ervaring
Hulp nodig bij een warme Pre- en onboarding? Maak kennis met de ‘mobile first’ interacties, mobile first en zonder drempels.
