Met een goede Onboarding zijn nieuwe medewerkers direct sociaal verbonden, snel productief en een ambassadeur voor je organisatie. Lees hier wat Onboarding is, ontdek tips over het opzetten van een Onboarding programma, vaak gemaakte fouten en veelgestelde vragen. Daarnaast geven we voorbeelden uit de praktijk, lees je het belang van Onboarding buddies en kun je naar de Onboarding Checklist.
Op zoek naar de voor- en nadelen van Onboarding via een LMS of een Onboarding App? Lees dan: Onboarding via app of Leerplatform.
Wat is Onboarding?
Onboarding is het proces waarbij nieuwe medewerkers kennis maken met je organisatie. Vaak wordt daarbij gedacht aan de introductie bij de nieuwe collega’s, het leren kennen van de interne processen en systemen en de eerste kennismaking met de werkzaamheden. Dat klopt uiteraard. Maar er is meer.
Onboarding draait óók om het waarmaken van de wederzijdse verwachtingen, socialisering en de inbreng van de kennis en ervaring door de nieuwe medewerker. Dit wordt vaak vergeten, met teleurstellingen en een vroegtijdig afscheid als gevolg. Een goed Onboarding programma voorkomt dat.
Onboarding programma opzetten
Er komt veel op je af als je een nieuwe baan start. Je collega’s leren kennen, je een plekje verwerven in de groep, een nieuwe cultuur en het aanleren van de dagelijkse routines. Daarnaast wil je graag snel van waarde zijn en heb je dus ook wat te brengen (daar heeft niet elke organisatie oog voor).
Bij veel onboarding programma’s krijg je de eerste dagen een overload aan informatie over je heen. Onzekerheid ligt dan op de loer. Want ga je vragen hoe het nou ook alweer precies zat als je het eigenlijk zou kunnen weten? Niet iedereen is daar sterk in.
HR en L&D zorgen daarom dat een goed Onboarding programma over een langere inwerkperiode wordt gespreid en dat onzekerheid wordt getackeld. Dat is ook nodig als je weet dat het soms tot 9 maanden of langer kan duren voordat iemand volledig ‘aan boord’ is.
Een onvergetelijke pre- en onboarding
stepUP is een ‘mobile first platform’ dat nieuwe collega’s een ongeëvenaarde ervaring geeft bij hun pre- en onboarding.
Voorbeelden Onboarding
Denk je eens in. Nog voordat je eerste werkdag start, krijg je een mysterieus doosje thuisgestuurd. Er zit een welkomskaart in en code die je kennelijk moet scannen. Nou, doen dan maar. Je legt de kaart op tafel en plots komt de kaart tot leven. Je wordt gefeliciteerd met je keuze door de CEO die bij je thuis op tafel lijkt te staan. De ‘augmented reality‘ ervaring gaat door. Je ziet het gebouw ontvouwen en krijgt wat vragen voorgeschoteld. Enthousiast laat je je familieleden de kaart zien. En wacht, ik neem ‘m vanavond mee naar het feestje.
Cases met Onboarding voorbeelden
Vaak gemaakte fouten. Zo voorkom je ze.
Geen Onboarding programma
Ontbreekt er een Onboarding programma, dan bestaat het riscico dat elke nieuweling op een andere manier wordt ingewerkt. Dat risico wordt vergroot als de inhoud telkens door verschillende collega’s wordt uitgelegd. Stap één is je hier bewust van zijn. Met een klein stappenplan, voorkom je al een heleboel leed. Onze Onboarding checklist, helpt je dat voorkomen.
Informatie overload
De meest gemaakte fout bij het inwerken van nieuwe medewerkers in een korte tijd overstelpt met een overload aan informatie. Dit kan aan twee kanten frustraties opleveren. Want wat voor iedereen vanzelfsprekend is, hoeft dat voor de nieuweling helemaal niet zo te zijn. Er is veel te leren en van een informatiedump hoe je niet te verwachten dat alles direct onthouden wordt.
Wie is verantwoordelijk?
Soms is het ook onduidelijk waar de verantwoordelijkheid voor het Onboarding traject ligt. Is dat bij HR en/of L&D of bij de afdeling en leidinggevende? Of is er een gedeelde verantwoordelijkheid? Hoe je de Onboarding ook organiseert, maak helder wie wat doet. Wie is verantwoordelijke voor welke inhoud? Wie zorgt dat informatie up-to-date is? En wie bewaakt het overzicht en zorgt dat er bijgestuurd wordt op basis van bijvoorbeeld de feedback?
Wederzijdse verwachtingen
Ook zijn de verwachtingen die collega’s en leidinggevenden hebben van de nieuwkomer vaak niet duidelijk. En andersom ook. Wat gaan de taak en rol precies inhouden? Wordt het werk opnieuw verdeeld? Wat betekent het voor de huidige collega’s?
Aandacht voor kennis en ervaring nieuwkomer
Er is onvoldoende aandacht van voor de kennis en ervaring van de nieuwe medewerker. Hierdoor laat de organisatie soms kansen liggen, maar kwalijker kan het zijn dat je nieuwe collega zich onvoldoende gezien voelt. Heb dus ook aandacht voor zijn of haar inbreng.
Ontbreken persoonlijk aanspreekpunt
Een hele goede manier om te zorgen voor een vlekkeloze onboarding is de inzet van Buddies. Buddies zijn collega’s die periodiek 1:1 communiceren met de nieuwe collega. In de eerste weken wat intensiever dan later. Je leest in onze blog-reeks meer over het belang van Buddies, en welke eisen een buddy moet voldoen en hoe je ze voorbereid op hun taak.
Opbrengsten niet vastleggen
De opbrengsten van de Onboarding worden vaak niet bijgehouden. Hoeveel tijd kost het huidige medewerkers nu om nieuwe collega’s in te werken? Krijgen en hebben ze hier voldoende tijd voor? Wat is de kwaliteit van de Onboarding (hoe snel is iemand gesocialiseerd en ingewerkt)? Wat is het verloop in X tijd van nieuwe medewerkers?
Mogelijk valt hier nog flink op te besparen of te winnen. Bijvoorbeeld door het Onboarding programma te digitaliseren. Maar hoe doe je dat? En kies je dan voor een specifieke app of juist voor een (bestaand) Learning Management Systeem (LMS)? Het blog Onboarding via app of Leerplatform voor- en nadelen helpt je de afweging te maken.
Onboarding Checklist
Wil je starten met het opzetten van een Onboarding programma of je huidige programma herzien? Dit voorbeeld kun je gebruiken als checklist.
Veelgestelde vragen
Er is veel onderzoek gedaan naar het effect van goede onboarding. Het belangrijkste voordeel is dat je ermee voorkomt dat nieuwe medewerkers vroegtijdig afhaken. Naast dat je dan kosten hebt gemaakt voor het inwerken (denk aan de tijd van je collega’s), dien je opnieuw te gaan werven. Is (het ontbreken van) onboarding echt een negatieve ervaring, dan kan het zelfs het imago van je organisatie schaden.
Hoe lang een Onboarding programma duurt is allereerst afhankelijk van het werk. In het algemeen kun je stellen dat een periode van 3 tot 9 maanden reëel is. Spreid onboarding activiteiten daarom altijd over een langere periode uit. Voorkom een informatie overload aan het begin en heb oog voor de ‘socialisering’.
Zie je Onboarding als losstaande activiteit, dan kan een losstaande app een prima oplossing zijn. Zie je Onboarding als start van ‘een leven lang leren’ binnen je organisatie, dan kun je overwegen het Onboarding programma in het LMS op te nemen. Je kunt het programma dan meestal ook via de mobiel uitserveren. Het grote voordeel is echter dat het inwerkprogramma naadloos overgaat in ‘leren en ontwikkelen’.
Naast het gemak voor de medewerker (zo leren wij ons), geeft het ook organisatorisch minder gedoe. Je hebt bijvoorbeeld minder beheer (gebruikers) en / of koppelingen te onderhouden.
Bij het opzetten van een inwerkprogramma is het belangrijk om alle activiteiten over een ruimere periode uit te smeren. Let wel. Je kunt de onboarding al prima starten voorafgaand aan de eerste werkdag. Bijvoorbeeld door de nieuwe medewerker alvast inzicht te geven in de werkplek, advies over de kleding, de gezichten van de nieuwe collega’s, de CEO die iets vertelt over de organisatie, etcetara.
Maak voor jezelf daarom een tijdschema met daarop de inhoud (functioneel, sociaal), de inhoudsverantwoordelijke, de activiteit (online, offline) en de uitvoerenden. Plan ook alvast de buddy-gesprekken in. In het begin misschien zelfs wel dagelijks, daarna wekelijks en zo bouw je dat dan langzaam af.
Wil je je onboarding programma verbeteren, dan kan een ‘second opinion’ een goed idee zijn. Nodig bijvoorbeeld een collega van een andere afdeling uit en vraag waar hij of zij tegen aan zou lopen. En natuurlijk vraag je de nieuwe medewerker ook gedurende de onboarding continu om feedback. Wat is fijn? Wat wordt er gemist? De buddy kan hier een belangrijke rol in spelen.
De belangrijkste onderdelen:
– stem wederzijdse verwachtingen af
– start al voorafgaand aan de eerste werkdag (dat geeft vertrouwen)
– heb oog voor zowel de functionele taak als ‘socialisering’
– vraag om feedback, zodat je kunt blijven verbeteren
– maak het programma inzichtelijk voor alle betrokkenen
Zijn je huidige collega’s veel tijd kwijt om hun nieuwe collega’s in te werken? Met het digitaliseren van je inwerkprogramma kun je hen veel tijd besparen. Let op. Het is daarbij verstandig om niet zomaar alles te digitaliseren. Voor een aantal activiteiten geldt nu eenmaal dat de meerwaarde van het fysiek elkaar ontmoeten te groot is om het te digitaliseren.
Een combinatie van online met offline activiteiten kan dan ook weer heel sterk zijn. Bijvoorbeeld via een Augmented Reality speurtocht door een gebouw.
Met een aantal stelregels, kun je de afweging maken.
– Inhoud die te maken hebben met kennisdeling en repeterend zijn, zijn vaak prima te automatiseren. Het voordeel is dat je meteen een soort van naslagwerk creëert. Denk aan interne informatie over voorwaarden, processen, veiligheid, compliance, het aanleren van interne (administratieve) software etceterea.
– Wil je de verdieping opzoeken, dan is het vaak beter elkaar fysiek te ontmoeten. De groepsdynamiek is offline veel beter aan te voelen dan vanachter een scherm.
Onderwijkskundigen bij UP zijn gespecialiseerd in het maken van de juiste afwegingen tussen online en offline interventies en kunnen hierin adviseren.
Je kunt het succes van onboarding op verschillende niveaus meten.
– De beoordeling van de nieuwe medewerker. Was de onboarding leuk om te doen, heeft het de wederzijdse verwachtingen helder gemaakt?
– Heeft de nieuwe medewerker het idee inhoudelijk goed meegenomen te zijn?
– Voelt de nieuwe medewerker zich volledig thuis?
– De tijdbesparing voor (inhoudsdeskundige) collega’s. Heeft in het geval van het omzetten van fysieke bijeenkomsten naar online activiteiten een tijdbesparing opgeleverd? Woog de investering op tegen de opbrengsten?
– Het verloop van medewerkers. Is het vroegtijdig vertrek van medewerkers minder geworden? Blijven medewerkers die tevreden waren over hun onboarding langer in dienst?
– Zijn nieuwe medewerkers eerder productief? Let op, zorg voor een nul-meting.
Door automatisering kun je het inwerken personaliseren zo ver je dat zou willen. Zet je het programma bijvoorbeeld in een Learning Management Systeem (LMS), dan kun je een individueel ‘leertraject’ aanmaken. Dit traject kun je dan naadloos over laten lopen in het reguliere programma voor leren en ontwikkelen waar alle collega’s gebruik van maken.
Dit is best een ingewikkelde vraag. Als je de investering relateert aan de opbrengsten, dan zou je de kosten voor het werven en inwerken van de nieuwe medewerker af moeten zetten tegen de kosten voor het ontwikkelen en onderhouden van het inwerkprogramma. Vanzelfsprekend zou je dan ook rekening moeten houden met de tijd die het kost om volledig productief te worden. Wellicht is iemand die een programma volgde productiever en maakt minder fouten dan iemand die op een ander manier is ingewerkt.
Gezien het bovenstaande is het dus lastig om aan te geven of het investeren in een Onboarding programma kosten zal besparen. Het zal ook afhangen van het aantal medewerkers dat je opleidt, hoeveel tijd interne experts kwijt zijn (en dus niet productief), etcetera.
Wij adviseren wel altijd een business case te maken. Op basis van onze ervaringen helpen we je daar graag bij (geheel vrijblijvend). Wat wij dan met name doen is beoordelen welke activiteiten online en welke beter offline gedaan kunnen worden. Kwaliteit staat daarbij voorop. Vervolgens bekijken we de (on)mogelijkheden, zodat je, rekening houdend met het budget, een passend voorstel ontvangt waarin mogelijk nog wat keuzes te maken zijn.
Met Augmented Reality kun je op een hele mooie manier het programma gamificeren. Bijvoorbeeld door een nieuwe medewerker (of een groep) een speurtocht met opdrachten te geven.
Zij lopen dan bijvoorbeeld met hun mobiel door het gebouw en krijgen door het scannen van codes (of naderen van een plek) een opdracht. Hierin kun je ook feedback geven en je kunt er natuurlijk ook voor zorgen dat ze bij sommige opdrachten bepaalde medewerkers op moeten zoeken die ze verder helpen.
